欢迎光临

项目文档管理 项目文档怎么写

1、文件资料存储繁杂,分散难管理

大量的项目文档,要么存储在不同人员的不同电脑里,要么存储在服务器中各个人员任性创建的文件夹里,缺乏统一存储和分类,存在丢失、损坏的隐患。

2、信息传达不对称、协同办公不畅通

项目人员众多,办公地点分散,文件存储方式繁多,涉及各个办公人员之间的协作,信息获取较为不便,无法实现协同高效办公,导致项目推进遇阻,影响项目进度。

3、流程审批过程繁琐

使用传统的纸质流程,或者PC端线上审批流程,审批节点冗长而繁复,完成一个流程的审批需花费大量时间,未能及时获得审批信息,导致延误工期,造成损失。

4、文件修改多次,无法辨别正确版本

文件进行校阅、修改后,文件版本混乱,无法区分最新版本,一旦看错文件,可能会给项目带来不可挽回的损失。

5、重要文件被修改,责任追不到人

为什么文件会被不知名的人员修改?为什么被改之后却找不到责任人?缺乏文档权限管理,让文档失去安全保护;而没有文档操作记录,又无法追究到责任人。

作为一个项目的管理者,当遇到上述经历时,有效地项目文档管理就是解决上述问题的更佳方案。项目文档管理在一个项目中具备非常多的价值,包括有:

1、知识沉淀

避免员工离职,项目进度受影响;信息的传递,可为后期的项目决策提供借鉴。

2、成果验收

项目文档作为项目交付物,是项目验收的依据,形成闭环。特别是研发类项目,最后的交付物一般为设计图纸等文档。

3、质量控制

特别是在高端制造行业,对项目质量的要求比较严格,需要通过项目文档控制任务完成。

4、知识安全

保护文档隐私,避免信息泄露。比如,在军工行业,对重要的项目文档需要进行加密设置,对权限的设置更加严格。

在项目中由于文档管理的疏忽所带来的问题是极其普遍的。那么,如何做好项目文档管理工作,使其给项目带来价值?

8MSaaS PM线上项目管理软件内置有电子文档管理系统,支持浏览各种不同类型的文档如 CAD、CAM 等。此电子文档管理系统支持文档的检入与检出管理、版本控制、全文检索与知识管理,再也不用担心项目文档管理混乱。帮助项目管理者有效管理项目文档,轻松解决项目文档管理难的问题。

8MSaaS PM线上项目管理软件项目文档管理模块价值:

1、统一云端存储文件,保证数据安全

可统一集中存储项目中的CAD图纸、合同、资质等重要文件,同时支持数据的还原与备份,永不丢失数据,充分保证文件的存储安全。

2、通过文档权限来掌控文件安全

权限管理可以让文档安全多一层保护。

文档库功能提供十分细致、灵活的权限控制。项目文档库的负责人能全面掌握谁能访问文档库、授予哪一类访问权限、每个子目录/文档可以对谁开放。

3、超强审批流,实时消息提醒项目信息

内预设和创建流程规则,能够实现快速审批流程。

系统内设电子签章,相关工作人员发起审批需求,下一流程相关人员,实时获取消息提醒,及时作出审批动作,使审批流程更加通畅。

公告发布、项目变动、文件更新时,都可设置消息提醒,让项目成员了解文件最新动态,及时获取相关信息,重要工作不再耽误。

4、高效协作编辑,文件版本管理清晰

可以自动保存一个提到到文档库中的文件的所有历史版本。

文件版本管理清晰,永远显示最新版本文件,且显示版本之间的差异化对比结果,全方位展示文件变化过程,规避文件使用中可能出现的版本错误等风险,让项目质量有据可依。

文档库同时也支持协作编辑,能让多个有编辑权限的用户协同编辑同一组文档。

编制项目计划时,定义各个阶段项目交付物的内容和标准,项目文档直接关联项目任务,提交项目文档时,直接复制项目文档标准,省时省力。

5、 *** 预览各种格式文件,提升工作效率

支持图片(包括JPG、PNG、BMP、GIF等)、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的 *** 阅读,无需下载,提升工作效率。

有了 *** 阅读功能,你可以让某些用户只能 *** 阅读文档库中的文档,而不能下载文档,从而保护文档不会被泄露。

6、移动办公,实时同享文件

除了PC端,还支持iOS、Android移动平台。跨地域跨部门的员工,可随时随地查看系统内所有文件,犹如携带小型文件库在身边,高效协同办公。

项目文档管理工作是一项非常繁琐、复杂的工作,如果缺乏必要的工具和手段必然会给项目管理带来不少麻烦。因此,想要做好项目文档管理工作,一款优秀的内置文档管理的项目管理软件是一个非常不错的选择。

赞(0)
版权声明:本文内容/及图片/由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭/侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 yangcongsoon@qq.com 举报,一经查实,本站将立刻删除。17攻略 » 项目文档管理 项目文档怎么写